今回は事務職で働く上では欠かせないパソコン操作について、紹介してきたいと思います。

パソコン操作といっても、マイクロソフトのエクセル操作にフォーカスをあてます。
ショートカット機能についてです。

ショートカットを使いこなせるようになると、操作の時間短縮が劇的に改善します。

わたしは、経理、給与計算などのデータを大量に扱ってきました。
その中でこれを使いこなせたら"意外に便利"というプリント操作に関するショートカットを紹介していきたいと思います。



1.  Ctrl + P

プリント」をしてくれます。

画面に表示されているボタンを押してプリントをしようとすると、意外に時間がかかります。
OK」を含めると、何回かボタンを押さなければいけないからです。

時間がなくてデータ作成を急いでいるときに、この印刷作業に手間取るとイライラしますよね。


紙1枚にバランスよく収まっているか?
誤字脱字、数字の間違いはないか?


などなど、紙に印刷するには、アウトプットの確認のためにすることも少なくありません。紙に印刷をするときは、データの試作段階であることが多いです。

経理や人事の事務で使うデータは、ほとんどの場合、人に見せるデータかと思います。それを基にして、社長が経営判断の参考にしたり、現場で実績の確認に使ったりします。

だから、紙に印刷して、違う目線でデータを見てみるという作業はとても重要です。

1回で上手くまとまればよいのですが、なかなか上手くいかないときもあります。

3回目、4回目、5回目・・・あ~もういやだ!

というストレスは、積み重なった印刷作業が原因です。そのストレスの軽減のためにも、このショートカットキーは大変便利です。

操作は簡単です。


左手の小指で Ctrlキー を押しながら、右手の薬指で P を押して、あとは、右手の小指で Enterキーを2~3回連打するだけです。

慣れない場合は1日1回思い出して使ってみてください。1週間もすれば、自然に使えるようになっています。慣れて自分の体のように扱えるようになると、トントントンで済みます。本当にものの1秒未満でプリンターから印刷されてくるようになります。




2.  Ctrl + F2

印刷プレビュー」画面にとびます。

エクセルで作成したデータを紙に印刷したり、PDF資料におとしこみたい時、「印刷プレビュー」が役に立ちます。事務の仕事をしていると、本当によく使いますよね。

うちの会社ではデータ化を進めていて紙に打ち出すことはしない、という会社でもエクセルデータをPDFにおとしこむ作業は必須です。

特に管理部門の経理や給与計算などのアウトソースを請け負っている会社などでは、情報管理の観点から、データをエクセルでそのまま送付ということは、少なくなってきています。
データを編集できないPDFにして、パスワードをつけて、送付というのが主流の作業になっているかと思います。

なので、「印刷プレビュー」は使った方がよい機能かと思います。

Fはファンクションキーの略で、F2はキーボードの左上角から右に数えて3つめにあります。

実はわたしは、このショートカットを知らない時、画面から印刷プレビューボタンを毎回毎回探していました。

それで、あ、「ファイル」→「印刷」にあったっけ?と毎回思い出すのです。
1日に印刷プレビューを使う回数は10回以上あったにもかかわらずですよ。

それなのに覚えられないのです。といいますか、結局のところカーソル操作でも不自由なくできていると、覚える気がしないのでしょうね。
でも、覚えてみると本当に便利でした。

ファイル」→「印刷」操作も省けますし、毎回毎回どこにあったっけ?と思い出すストレスもなくなります。

操作は簡単です。

左手の小指で Ctrlキー を押しながら、 右手でF2 を押すだけです

慣れない場合は1日1回思い出して使ってみてください。1週間もすれば、自然に使えるようになっています。慣れて自分の体のように扱えるようになると、トンで済みます。本当にものの1秒未満で印刷プレビューが表示されるようになります。




いかがでしたでしょうか。
知らなかった方、あっても覚えるのが面倒と思っていた方、毎日行う作業がトンやトントントンで済んだらと想像してみてください。
本当にエクセル作業がスムーズになってきますよ。